1С:Документооборот 8

Программный продукт «1С:Документооборот 8» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

«1С:Документооборот 8» может эффективно использоваться как в органах власти и бюджетных учреждениях, так и в коммерческих организациях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Программный продукт позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет,в том числе и через веб-браузеры.

Для каких предприятий нужна система?

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Польза для руководства

С помощью системы руководство может в любой момент получить ответы на следующие вопросы:

• Какова динамика объем документооборота по месяцам?
• С какими документами работают сотрудники предприятия?
• По каким вопросам деятельности предприятия наблюдается наибольший документооборот?
• Какие виды входящей и исходящей корреспонденции зарегистрированы в последнее время?
• Кто из сотрудников чаще других задерживает документы?
• Кто из корреспондентов чаще других задерживает документы?
• Какие именно задачи находятся в данный момент на исполнении у сотрудников?
• Сколько бизнес-процессов того или иного вида исполняется в настоящий момент?
• Кто сейчас задерживает исполнение?
• Кто исполняет задачи не в срок?
• У кого больше всего задач на данный момент?
• Какие виды задач отнимают наибольшее количество времени у сотрудников?
• Как растет загрузка сотрудников?
• Как растет производительность сотрудников?
• Как часто документы не согласуются или согласуются с замечаниями?
• Чьи документы согласуются дольше всего?
• Кто согласует документы дольше всех?
• Как исполняются задачи в подчиненных организациях?
• Сколько было заключено договоров за последние полгода?
• По каким договорам истекает срок?
• Как росли суммы договоров в этом году?

Сценарий внедрения

Концептуально наш сценарий внедрения состоит из девяти шагов:

1. определить перечень показателей, которые требуются руководству и работникам предприятия для принятия решений;

2. описать принятые на предприятии процедуры взаимодействия работников, участвующих в управляемых видах деятельности;

3. распределить все требования между реализацией на основе встроенных механизмов типовой конфигурации и реализацией в результате её доработки;

4. создать окончательную версию программного обеспечения автоматизированной системы;

5. подготовить/адаптировать автоматизированные места для различных категорий работников;

6. провести испытания системы на полноту и непротиворечивость реализации бизнес-процессов;

7. провести испытания системы на полноту, оперативность и корректность формирования отчетности с показателями для принятия решений;

8. замерить эффективность применения системы на выбранной пилотной зоне (провести опытную эксплуатацию);

9. перевести систему в промышленную эксплуатацию.

Для обеспечения максимальной эффективности внедрение системы производится в 4 релиза, каждый из которых обязательно переводится в эксплуатацию.