Управление проектом

Для того чтобы обеспечить выполнение проекта автоматизации и, соответственно, гарантированно добиться запланированных эффектов, необходимо действовать по чёткому плану. Представление о том, что из себя представляет оптимальный план проекта, мы можем получить из нашей проектной технологии. Но подготовить план выполнения проекта мало – надо добиться, чтобы этот план был чётко исполнен. Ведь проект – это как раз и есть набор чётко скоординированных и спланированных действий, осуществление которых должно привести к достижению заранее заданных целей.

Сразу после согласования плана проекта с Заказчиком, мы приступаем к мониторингу его исполнения с помощью еженедельного документа «Статус проекта».

Данный документ содержит перечень всех проблем и рисков, с которыми мы встречаемся в ходе выполнения проекта. В Статусе проекта отражается план-факт выполнения плана проекта, а также любые решения, связанные с перепланированием.

Статус проекта – документ мониторинга выполнения плана проекта. Для того, чтобы любому читателю документа было понятно, что именно мы мониторим, мы указываем наименование Заказчика, наименование внедряемой автоматизированной системы и номер договора.

Отчетный период – это период, за который мы анализируем все, что произошло на проекте. Оптимальная длительность такого периода – 1 неделя.

Раздел 1 Статуса внедрения фиксирует состав приемочной комиссии со стороны Заказчика. Все перечисленные в таблице участники рассылки теперь будут еженедельно получать Статус внедрения на указанные здесь же адреса электронной почты.

2.1 План-факт выпуска рабочих продуктов за отчетный период согласно плану проекта

Сведения об исполнении плана по выпуску рабочих продуктов за отчётный период приведены в таблице.

Из раздела 2.1 мы можем узнать, какие задачи согласно плану проекта должны были быть выполнены в течение отчетного периода. В данном случае мы видим, что одна из задач не была выполнена.

2.2 План-факт выполнения других задач за отчетный период

Сведения о выполнении промежуточных и сопутствующих проекту задач, исполнение которых запланировано на отчётный период, приведены в таблице.

Из раздела 2.2 мы можем узнать, какие дополнительные задачи, отсутствующие в плане проекта, были выполнены в течение отчетного периода.

В настоящем разделе приведены запланированные в договоре результаты и контрольные состояния проекта (полный список), а также дополнительные результаты и контрольные состояния, получаемые на основе утвержденных изменений в проекте.

3.1 Результаты, достигнутые за отчетный период

Сведения об исполнении плана по выпуску рабочих продуктов за отчётный период приведены в таблице.

Этап / работа			Ответственные		Дата
№	Наименование	Документ	От Исполн.	От Заказч.
1.0	Этап 1. Диагностика	Акт выполненных работ	Федоров	Иванов	31.01.22
1.1	Согласование границ проекта	Устав проекта	Федоров	Петров	31.12.22
1.2	Согласование состава приемочной комиссии	Состав приемочной комиссии	Федоров	Иванов	25.12.22
1.3	Согласование 1-го пакета требований к АС	Техническое задание. Версия 1	Сидоров	Петров	31.01.22
2.0	Этап 2. Запуск 1-го релиза АС в эксплуатацию	Акт выполненных работ	Федоров	Иванов	05.04.22
2.1	Разработка 1-го релиза АС	Технический проект. Версия 1	Васечкин	Петров	28.02.22
2.2	Внутреннее тестирование 1-го релиза АС	Протокол внутреннего тестирования 1-го релиза АС	Жеглов	Петров	28.02.22

Из раздела 3.1 мы можем увидеть, какие задачи плана проекта уже были выполнены до начала отчетного периода данного Статуса внедрения.

3.2 Результаты, достигнутые в течение отчётного периода

Этап / работа			Ответственные		Дата
№	Наименование	Документ	От Исполн.	От Заказч.
2.3	Демонстрация и сдача 1-го релиза АС	Протокол тестирования 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	03.03.22

В разделе 3.2 перечисляются задачи, которые были выполнены в течение отчетного периода. Обращаем внимание на тот факт, что из запланированных на отчетный период 2-х задач (см. раздел 2.1) была выполнена только одна, что и нашло отражение в разделе 3.2.

3.3 Результаты, достижение которых предстоит до завершения проекта

Этап / работа			Ответственные		Дата
№	Наименование	Документ	От Исполн.	От Заказч.	План	Прогноз
2.4	Подготовка 1-го релиза АС к запуску в опытную эксплуатацию	Протокол готовности 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	05.03.22	10.03.22
2.5	Подготовка комплекта инструкций пользователей 1-го релиза АС	Протокол передачи инструкций пользователей 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	12.03.22	12.03.22
2.6	Обучение пользователей 1-го релиза АС	Протокол обучения пользователей 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	20.03.22	20.03.22
2.7	Аудит эффективности 1-го релиза АС	Оценка эффективности 1-го релиза АС	Федоров	Олегова	05.04.22	05.04.22
3.0	Этап 3. Запуск 2-го релиза АС в эксплуатацию	Акт выполненных работ	Федоров	Иванов	25.05.22	25.05.22
3.1	Согласование 2-го пакета требований к АС	Техническое задание. Версия 2	Сидоров	Петров	15.04.22	15.04.22
3.2	Разработка 2-го релиза АС	Технический проект. Версия 2	Васечкин	Петров	30.04.22	30.04.22
3.3	Внутреннее тестирование 2-го релиза АС	Протокол внутреннего тестирования 2-го релиза АС	Жеглов	Петров	30.04.22	30.04.22
3.4	Демонстрация и сдача 2-го релиза АС	Протокол тестирования 2-го релиза АС	Сидоров	Петров	03.05.22	03.05.22
3.5	Подготовка 2-го релиза АС к запуску в опытную эксплуатацию	Протокол готовности 2-го релиза АС	Сидоров	Петров	05.05.22	05.05.22
3.6	Подготовка комплекта инструкций пользователей 2-го релиза АС	Протокол передачи инструкций пользователей 2-го релиза АС	Сидоров	Петров	08.05.22	08.05.22
3.7	Обучение пользователей 2-го релиза АС	Протокол обучения пользователей 2-го релиза АС	Сидоров	Петров	15.05.22	15.05.22
3.8	Аудит эффективности 2-го релиза АС	Оценка эффективности 2-го релиза АС	Федоров	Олегова	25.05.22	25.05.22
3.9	Согласование Регламента сопровождения	Регламент сопровождения АС	Федоров	Олегова	25.05.22	25.05.22
4.0	Согласование Регламента гарантийного обслуживания	Регламент гарантийного обслуживания АС	Федоров	Олегова	25.05.22	25.05.22

В разделе 3.3 мы обнаруживаем перечень всех оставшихся задач, которые предстоит выполнить в рамках плана проекта. В ходе выполнения работ задачи постепенно должны мигрировать из раздела 3.3 в раздел 3.2, а потом из раздела 3.2 в раздел 3.1. Когда задач в разделе 3.3 не останется совсем – это означает, что проект успешно завершен.

4.1 Проблемы отчётного периода

Следующие проблемы прорабатывались в отчетном периоде:

№	Описание	Дата регистр.	Источник	Принятые решения	Текущий статус
1	В связи с тем, что представители Заказчика (Петров П., Олегова О.) своевременно не передали представителям Исполнителя данные для загрузки в АС, не удалось своевременно подготовить к запуску в эксплуатацию 1-й релиз АС (задача 2.4 раздела 3.3).	05.03.22	Заказчик	Перенести срок выполнения задачи 2.4 раздела 3.3 с 05.03.22 на 12.03.22.	Решен

Если мы вернемся к разделу 2.1, то увидим, что мы не сумели выполнить задачу 2 указанного раздела. В разделе 4.1 мы видим описание проблемы, наличие которой помешало нам выполнить эту задачу.

4.2 Риски отчетного периода

Следующие риски прорабатывались в прошедшем отчетном периоде:

№	Описание	Дата регистр.	Источник	Принятые решения	Текущий статус
1	Возможен срыв планового срока запуска в эксплуатацию 1-го релиза АС (в связи с наличием проблемы 1 раздела 4.1).	05.03.22	Заказчик	Перенести срок выполнения задачи 2.4 раздела 3.3 с 05.03.22 на 12.03.22. Плановые сроки последующих задач оставить неизменными.	Решен

В разделе 4.2 мы указываем риски, проистекающие из проблем, описанных в разделе 4.1

4.3 Статистические сведения за период

Статистические сведения о проблемах и рисках, которые решались, были выявлены и решены за прошедший отчетный период, приведены в таблице.

Количество	Перешедшие с прошлого периода	Появившиеся за этот период	Решенные за этот период	Нерешенные за этот период
проблем	0	1	1	0
рисков	0	1	1	0

В разделе 4.3 мы приводим статистические сведения о возникших проблемах и рисках. Важно, чтобы проблемы и риски не копились, а решались в рамках отчетных периодов.

5.1 Изменения проекта за отчётный период

Следующие требования на изменение проекта были утверждены за прошедший отчетный период:

№	Требование на изменение	Дата регистр.	Источник	Дата утвержд.	Резолюция / корректировка плана работ
1	Перенести срок выполнения задачи  2.4 раздела 3.3 с 05.03.22 на 12.03.22.	05.03.22	Заказчик	05.03.22	Внести соответствующие изменения в план проекта.

В разделе 5.1 мы фиксируем любые утвержденные изменения сроков задач плана проекта. В данном случае мы видим, что проблема 1 раздела 4.1 не позволила нам выполнить в срок задачу 2 раздела 2.1. В итоге мы регистрируем в разделе 5.1 требование на изменение 1. Помимо этого мы зафиксировали перенос планового срока задачи 2.4 в разделе 3.3.

5.2 Состояние на конец отчётного периода

Следующие требования на изменение проекта остались неутвержденными за прошедший отчетный период:

№	Требование на изменение	Дата регистр.	Источник	Резолюция / корректировка плана работ	Текущий статус
	НЕТ

В разделе 5.2 мы фиксируем требования на изменения сроков задач плана проекта, которые были предложены к рассмотрению, но не были утверждены в рамках отчетного периода. В данном случае мы видим, что таких требований не было.

5.3 Статистические сведения за отчётный период

Статистические сведения о требованиях на изменение проекта, которые рассматривались, были выявлены/инициированы и утверждены за прошедший отчётный период, приведены в таблице.

	Перешедшие с прошлого периода	Появившиеся за период	Утвержденные за период	Неутвержденные за период
Кол-во запрошенных заказчиком	0	0	0	0
Кол-во инициированных проблемами	0	1	1	0
Кол-во инициированных рисками	0	0	0	0

В разделе 5.3 мы приводим статистические сведения обо всех требованиях на изменения, предложенных к рассмотрению Заказчиком или Исполнителем в рамках отчетного периода.

Период планирования: 08.03.22 – 12.03.22

6.1 План выпуска рабочих продуктов на следующий период

В следующем отчетном периоде должны быть выпущены следующие документы:

Работа			Ответственные		Срок
№	Наименование	Документ	От Исполн.	От Заказч.
1	Подготовка 1-го релиза АС к запуску в опытную эксплуатацию	Протокол готовности 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	12.03.22
2	Подготовка комплекта инструкций пользователей 1-го релиза АС	Протокол передачи инструкций пользователей 1-го релиза АС	Сидоров	Петров	12.03.22

Из раздела 6.1 мы можем узнать, какие задачи плана проекта необходимо выполнить в следующем отчетном периоде. Мы видим, что задача 1 данного раздела должна была быть выполнена в текущем отчетном периоде (см. раздел 2.1). Однако на основании требования на изменение 1 раздела 5.1 мы перенесли срок выполнения указанной задачи на 12.03.

6.2 План выполнения других задач на следующий период

В следующем периоде должны быть выполнены следующие промежуточные и сопутствующие проекту задачи:

№ п/п	Основание	Описание	Ответственные	Срок
Формулировка	Результат	От Исполн.	От Заказч.
	НЕТ

Из раздела 6.2 мы можем узнать, какие дополнительные задачи, не входящие в план проекта, мы запланировали на следующий отчетный период. В данном случае таких задач не запланировано.

В следующем отчетном периоде будут проводиться следующие совещания:

Дата, время и продолжительность	Цель совещания	Участники совещания
10.03.22. 16.00 – 17.00.	Проработать итоги проведенной демонстрации 1-го релиза АС.	Федоров, Петров.

В разделе 7 мы указываем перечень совещаний, запланированных на следующий отчетный период.